Recientemente, Microsoft ha resuelto un problema de migración de archivos comunes para una empresa farmacéutica con presencia a nivel mundial. La empresa estaba utilizando una plataforma de archivado legal que no estaba cumpliendo con sus necesidades, por lo que el equipo de gestión de correo electrónico, tomó la decisión de migrar los datos de la plataforma de archivado a Microsoft Office 365.
La solución de archivado de Microsoft cumplía con todas las necesidades que tenía la empresa, por lo que aceptaron la propuesta, sin embargo, cuando empezaron a trabajar se tropezaron con algunos inconvenientes. El primer problema surgió cuando quisieron pasar más de mil millones de mensajes, aproximadamente 100TB de satos, desde un único archivo diario a 80.000 cuentas individuales de Office 365.
Las empresas que están sometidas a fuertes regulaciones, como es el caso de las empresas de la industria farmacéutica, almacenan los correos electrónicos en un archivo diario. Un archivo diario es un repositorio único de cada correo electrónico enviado o recibido. Ofrece una forma conveniente de asegurar y gestionar grandes cantidades correos, por lo que muchas empresas utilizan estos sistemas para eDiscovery y para verificar que se cumplen los requerimientos de posibles auditorias.
El Problema
Las capturas de archivos en estos sistemas, se hacen en una sola instancia, lo que significa que, si un mensaje se ha enviado a múltiples destinatarios, solo se almacena una copia de ese e-mail y mantiene el listado de todas personas que lo han recibido. Pero en la plataforma Office 365, el concepto de archivo diario no existe, sólo existe el archivado de buzones individuales.
Todo lo anterior, quiere decir que, es que si se quiere migrar desde un archivo diario a Office 365, es necesario «explotar» el archivo diario y copiar cada una de las instancias individuales en los múltiples buzones particulares. Esto también significa que para buscar los datos de eDiscovery se debe buscar en varios archivos, en lugar de ir únicamente al buzón de archivo diario.
Ante esta situación, la empresa se enfrenta a dos desafíos. En primer lugar, la mayoría de herramientas de migración no sabe reconocer la titularidad de cada correo electrónico en un sistema de archivo diario, lo que no pueden «explotar» el mensaje en los buzones individuales. El otro desafío es la experiencia del usuario final de la nueva plataforma de archivado. Los archivos diarios sólo han sido consultados por las personas encargadas de los procesos de eDiscovery, no por los usuarios finales. Por lo tanto, es muy difícil que se puedan «explotar» los mensajes del archivo diario en los buzones personales sin que los usuarios finales se confundan.
Ante esta situación surge la idea de combinar Office 36 con una herramienta de migración única, que es capaz de manejar este escenario, Nuix.
La Solución
Nuix abordó el problema de una forma diferente, su tecnología no utiliza la interfaz del sistema archivado diario, pero es capaz de leer su formato directamente. En una iteración, la tecnología de Nuix fue capaz de transmitir los datos del archivo antiguo, reconocer a los propietarios de cada elemento, que a menudo eran varias personas incluyendo el remitente y varios destinatarios, y copiar el mensaje en todos los buzones individuales de correo de Office 365.
La tecnología de Nuix colocó todos estos mensajes en cola en un servidor virtual para su integración en los 80.000 buzones de correo individual.
Como los mensajes eran necesarios sólo con fines de cumplimiento de normativas, fueron guardados en la carpeta «Elementos Recuperados» de cada usuario, en lugar de la bandeja de entrada. Esta carpeta de archivos recuperados, no es accesible para el usuario, pero si por el equipo legal de la empresa. De esta forma, los usuarios no estaban agobiados por tener que gestionar su correo electrónico antiguo y los equipos de investigación tenían una forma eficaz y defendible para hacer búsquedas y auditorias sin un repositorio diario tradicional.
Conclusiones
Este caso muestra que Nuix es el único proveedor que puede resolver los grandes problemas que enfrentan muchas empresas. Con Nuix se logró hacer lo siguiente:
- «Explotar» los repositorios diarios en los buzones de cada uno de los usuarios.
- Colocar los datos en un lugar en donde el equipo legal pueda acceder a la información sin que haya confusiones entre cada uno de los usuarios finales.
Usando 10 Servidores de Mircosoft Azure, Nuix pudo mantener el ratio de gestión y transmisión de archivos a Office 365 de aproximadamente 50GB por hora. Eso es es más de un TB por día.
Re-definiendo la «explosión» de correos como algo positivo, Nuix pudo ayudar a la multinacional farmacéutica en su camino hacia un proceso de migración más amigable.
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